Op de inpaktafel ligt de uitzondering meestal apart. De doos die net te lang is, de zending die met zijn tweeën de bus in moet, het product dat op geen enkele rolbaan past. Wie dagelijks zendingen klaarmaakt, weet dat die paar stuks een onevenredig deel van de ochtend opeisen. Ze vragen een andere vervoerder, een aparte afspraak en vaak ook nog een telefoontje. Juist daar wordt zichtbaar hoe stevig de rest van het werk is ingericht, want een werkwijze die alleen bij standaardmaten klopt, is eerder een gewoonte dan een proces.
De standaardmaat draagt meer dan je denkt
Het grootste deel van de dagelijkse stroom past binnen een handvol vaste maten. Daar is alles op gebouwd, van de dozen op voorraad tot het moment waarop de wagen voorrijdt. Zodra een zending daarbuiten valt, verandert de hele route. Een groot pakket versturen vraagt om een vervoerder die het formaat aanneemt, om een andere manier van aanmelden en soms om een adres dat bereikbaar moet zijn. Wie dat per geval oplost, doet het denkwerk elke keer opnieuw en houdt de kennis bij één persoon.
Een uitzondering die blijft terugkomen is geen uitzondering
Zolang het bij een enkele zending blijft, valt het handwerk weg in de drukte. Maar als dezelfde afwijking elke week langskomt, is het een vast onderdeel van je werk waarvoor niets is ingericht. Dan hoort er een afspraak bij. Welke vervoerder neemt het aan, tot welke maat, en wie belt de klant als het misgaat. Wat daarover vastligt rond aanlevering en aansprakelijkheid staat in de vervoersvoorwaarden, waarover de brancheorganisatie voor handel en logistiek uitleg geeft.
De koppeling neemt de maat mee, of juist niet
De meeste fouten met afwijkende formaten ontstaan niet bij het inpakken, maar een stap eerder. In de webshop staat een product met een gewicht en een afmeting, en die gegevens moeten meekomen naar het label. Gebeurt dat niet, dan kiest iemand met de hand een vervoerder en schat hij de maat. Een koppeling als PostNL Shopify haalt die gegevens uit de bestelling zelf, zodat de zending meteen op de juiste voorwaarden staat en de correctie achteraf vervalt.
De klantenservice merkt het als eerste
Een zending buiten de standaard levert ook andere vragen op. Waar staat hij nu, wie belt er voor een afspraak, wat gebeurt er als er niemand thuis is. Bij een gewoon pakket beantwoordt de track en trace dat vanzelf. Bij een groot formaat gaat het vaker over een tijdvak en over een deur die breed genoeg is. Wie dat vooraf in de bevestiging zet, houdt de telefoon stil op de dag van bezorging en hoeft de rit niet opnieuw in te plannen.
Wat je nu vastlegt, scheelt straks improviseren
De uitzondering verdwijnt niet. Zolang het assortiment groeit, komen er formaten bij die niet in de bestaande dozen passen. Het verschil zit in de vraag of je dat elke keer ter plekke oplost of één keer inricht. Een vaste route voor afwijkende zendingen maakt de ochtend rustiger en geeft de collega achter de tafel iets om op terug te vallen. Daarmee wordt de uitzondering een van de stromen die je gewoon beheert.
Dit was een gesponsord artikel. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud. Bent u ook geïnteresseerd in de mogelijkheden om een gesponsord artikel te plaatsen? Neemt u vrijblijvend contact op
