Hoe bespaar je in 2020 veel tijd met het berekenen van de uren en onkostenvergoedingen voor chauffeurs?

[advertorial]

LELYSTAD - Zo rond het einde van het jaar staan we even stil. We overdenken het voorbijgaande jaar en kijken vooruit naar wat nog gaat komen. Tijd voor reflectie. Een ideaal moment om ook even te kijken naar hoe je als bedrijf de verblijfskostenvergoedingen van je chauffeurs berekent. Dat kan namelijk vaak beduidend sneller, efficiënter en goedkoper dan je denkt. Schaf daarom voor het nieuwe jaar een licentie van de VKV Calculator van Jaco Langeveld uit Lelystad aan. Dat maakt het leven een stuk aangenamer.

Maar eerst het laatste nieuws over de cao onderhandelingen.

Cao onderhandelingen 17 december 2029

In eerste instantie zijn er (te) grote verschillen tussen de standpunten van werkgevers en werknemers. De werknemers kwamen met een versombering van de arbeidsvoorwaarden die de werknemers niet konden waarderen.

Een voorstel om de voorstellenbrieven maar in de tas te laten zitten was dan schijnbaar ook de enige mogelijkheid om met een open vizier op 21-1-2020 verder te praten.

Dit betekent dat de cao onderhandelingen niet op 1-1-2020 zullen zijn afgerond. Dit zal nog wel enkele maanden duren. Waarschijnlijk zal dit een cao worden waarbij de lonen en toeslagen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari her berekend dienen te worden. Met na betalingen tot gevolg.

In de VKV calculator (een Excel uren en toeslagen bereken programma) is deze optie al ingebouwd voor de toeslagen. Dit gebeurt volledig automatisch.

Lees de praktijkverhalen van vier ondernemers, die het programma al jarenlang met veel genoegen gebruiken.

Zoals het verhaal van Henry Mol, directeur/eigenaar van A28 Personeel & Opleidingen, die eerder alle uren, toeslagen en vergoedingen allemaal netjes bijhield aan de hand van een papieren staffel. "Laten we eerlijk zijn: met tien man gaat dat nog wel, maar wanneer je er zeventig man aan het werk hebt, dan is dat een heel ander verhaal."

Calculator maakt leven aangenaam

Zie hier Mols reden om enkele jaren geleden de VKV Calculator te omarmen; hét systeem om de verblijfskostenvergoedingen eenvoudig te berekenen. "Deze calculator maakt het leven een stuk aangenamer." Tegenwoordig voert Mol de data netjes in in een Excel-programma, want dat is de ruggengraat van de verblijfskostenvergoedingen Calculator. Hiermee bespaart hij zich niet alleen veel tijd, ook reduceert hij de foutenmarge tot nagenoeg nul.

"Bij de papieren staffel zat je dan toch met verkeerde (door)berekeningen, waardoor iemand niet datgene kreeg wat hem toekomt. Met de VKV Calculator de verblijfskostenvergoedingen uitrekenen kost me bijna niets. Helemaal niet als je bedenkt hoeveel tijd ik er uiteindelijk mee bespaar." 

Volgens Mol is het bovendien een systeem ‘waar iedereen gemakkelijk mee kan werken’. "Binnen de transportsector staan de ontwikkelingen nooit stil. Daarom is de VKV Calculator zo goed. Er komen altijd weer nieuwe toeslagen en vergoedingen bij en die worden snel geïmplementeerd in het bestaande calculatiesysteem. Dit programma scheelt je als werkgever een hoop tijd, geld en energie."

‘Vreemd, al die toeslagen’

René van Herk (36) vindt het maar vreemd dat er zoveel toeslagen en regelingen voor chauffeurs zijn. "Waarom niet gewoon met chauffeurs een goed salaris afspreken en aan de slag gaan?" Van Herk vervoert dagelijks plantgoed vanaf de kwekerij. "Begrijp me niet verkeerd, ik vind dat iedere chauffeur behoort te krijgen wat hem volgens de CAO toekomt, maar het is inmiddels zo’n wirwar van regeltjes, dat het nagenoeg ondoenlijk wordt om alles bij te houden. Dat zou toch veel eenvoudiger moeten kunnen?" Gelukkig biedt de VKV Calculator van Jaco Langeveld uitkomst.

René had bij het in dienst nemen van de tweede chauffeur nog geen weet van cao-regels, toeslagen en uitzonderingen. "Ik deed hem een salarisvoorstel en daarmee ging hij akkoord." Gaandeweg werd duidelijk dat het zo niet ‘moest’. Dus besloot de ondernemer, gewapend met het CAO-boekje, wegwijs te worden in de wirwar van regels en toeslagen.

"Het was allemaal flink ingewikkeld, en het is er de laatste jaren alleen maar ingewikkelder op geworden." Dus besloot hij Google te raadplegen en stuitte zo op de VKV Calculator. "Ik zocht een programma dat makkelijk te begrijpen was - zodat het alle toeslagen eenvoudig voor mij zou kunnen uitrekenen -, en wat bovendien redelijk geprijsd was." 

De VKV Calculator voldeed in alle opzichten aan zijn eisen. Inmiddels werkt hij er alweer vier, vijf jaar mee. Daar was hij achteraf nog blijer mee dan hij vooraf had kunnen bedenken. "Enkele jaren geleden had ik een aanvaring met een werknemer. Die was ervan overtuigd dat ik hem niet voldoende had betaald." Met de uitdraaien in de hand, werd dat geschil snel in het voordeel van de werkgever beslecht.

Handig met Excel

GertJan Vijzelaar, directeur-eigenaar van Handels- en Transportbedrijf G.J. Vijzelaar te Aalsmeer had de eerste jaren niet echt hulp nodig om de urenregistratie van zijn chauffeurs bij te houden. "De chauffeurs leverden bij mij hun 24-uurs lijsten in, met daarin per kwartier hun werkzaamheden, en dan rekende ik het allemaal wel uit", klinkt het.

Maar tijden veranderen. De wildgroei aan toeslagen en vergoedingen maakte het steeds lastiger om alles op de juiste wijze te berekenen. "Dan ben je alle weekenden urenlang bezig." De VKV Calculator van Jaco Langeveld, eveneens gebaseerd op Excel, bracht uitkomst.

"Als een chauffeur invult dat hij om acht uur is begonnen en tot zes uur in de middag heeft gewerkt, dan berekent het programma automatisch hoe die tien uren ‘werktijd’ moeten worden ingedeeld en welke toeslagen daarbij horen." 

Vijzelaar werkt al sinds 2012 met de VKV Calculator en is daar zeer tevreden over. "Zo’n programma moet voor mij, als boekhouder, planner en eigenaar van het bedrijf goed werken. Het moet precies doen wat ik wil dat het doet. Het moet exact berekenen wat volgens de CAO noodzakelijk is. Dat moet het bovendien sneller doen dan wanneer ik het allemaal zelf moet uitrekenen, want zo boek ik tijdwinst en hoef ik niet in de weekenden ook nog urenlang in de cijfertjes te zitten."

Tijd voor de VKV Calculator

Haar man reed jarenlang als eigen rijder. Angelique Vermeulen verzorgde de administratie, en erg ingewikkeld was dat niet. Totdat Coan Transport uit Geldermalsen gaandeweg zoveel werk kreeg, dat haar man er extra chauffeurs bij moest aannemen. "Maar de vergoedingenstructuur binnen de sector zit zo vol haken en ogen, dat ik daar mijn vingers niet aan wilde branden." 

Met de VKV Calculator hoeft Angelique alleen nog maar de juiste uren in te vullen en het programma doet de rest. "Iedereen kan dit doen. Je hebt er echt geen hogere wiskunde voor nodig." 

Natuurlijk was het heus wel even zoeken hoe ze bepaalde ritten moest noemen, wat ze waar diende in te vullen, maar Jaco Langeveld, de bedenker van het boekhoudkundige systeem, was altijd bereid om haar met raad en daad terzijde te staan. "Ik wil gewoon dat het goed is. En met de VKV Calculator is dat zo. Ik hoef daar niet diep over na te denken." Ze vraagt zich hardop af hoe er slechts 299 euro voor een fantastisch programma moet worden afgerekend. "Ik kan het iedereen aanraden!"

Nu is het tijd om vanaf 1-1-2020 je leven eenvoudiger te maken.