Betaaltermijnen en het incasseren van geldvorderingen

Dat tijdig betalen van facturen door debiteuren een belangrijke zaak is hoeft een ondernemer niet te worden verteld. Het begint met het afspreken van een betaaltermijn. Meestal gebeurt dit in de algemene voorwaarden. Er zijn geen regels voor een minimale betalingstermijn, maar wel voor een maximale betaaltermijn.

Bedrijven moeten facturen binnen 60 dagen betalen, tenzij ze dat anders hebben afgesproken in een contract. Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen mag alleen als u kan laten zien dat dit voor geen van beide partijen nadelig is. Is er geen betalingstermijn overeengekomen dan is de betalingstermijn 30 dagen. Grote ondernemingen mogen geen langere betalingstermijn dan 60 dagen gebruiken voor het midden- en kleinbedrijf (mkb) en zelfstandig ondernemers als leverancier of dienstverlener.

Voor succesvol incasseren zijn zaken als een volledig up to date debiteurendossier, met daarin opgenomen de facturen, juiste gegevens van de debiteur en gevoerde correspondentie met de debiteur in de vorm van herinneringen en aanmaningen een minimaal vereiste.

Als uw klant uw factuur niet of te laat betaalt dan heeft u recht op een standaardvergoeding van minimaal €40, een vergoeding voor gemaakte kosten zoals juridische kosten of incassokosten en een rentevergoeding over de periode dat uw klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verlopen. Bij leveringen en diensten in het zakelijke verkeer geldt de wettelijke handelsrente. Deze is hoger dan de gewone wettelijke rente. In veel algemene voorwaarden geldt een hogere contractuele rente.

Incassokosten zijn de kosten die u maakt om te zorgen dat uw klant betaalt wanneer hij dat niet uit zichzelf doet. De kosten hiervoor kunt u in rekening brengen. U schakelt bijvoorbeeld een incassobureau in en dat kost u geld. De hoogte van de incassokosten heeft te maken met hoe hoog de factuur is. De incassokosten zijn een percentage van uw vordering.

Blijft uw klant weigeren te betalen dan zult u een procedure moeten starten om uw debiteur tot betaling te dwingen. Hier zitten uiteraard kosten aan vast die u moet voorfinancieren. Als u in het gelijk wordt gesteld kunt u deze weer verhalen. Staat de vordering voldoende vast, omdat de debiteur deze niet betwist, dan kunt u gebruik maken van een incasso kort geding. De rechter dot meestal binnen twee weken uitspraak. Met dit vonnis kunt u uw vorderingen dan op het gehele vermogen van uw debiteur verhalen. Een andere meer ingrijpende stap is om het faillissement van uw klant aan te vragen. Dit wordt ook vaak ingezet als een ultiem middel om uw debiteur tot betaling te dwingen. Maar pas op, het kan er ook toe leiden dat uw klant failliet wordt verklaard en u achter in de rij moet aansluiten met de andere schuldeisers.

Als de debiteur ondanks aanmaningen niet vrijwillig tot betaling overgaat, komen juridische acties om de hoek kijken, waaronder het leggen van beslag. In Nederland kan reeds beslag worden gelegd zonder dat de crediteur de beschikking heeft over een uitspraak; dit heet conservatoir beslag.

Andere middelen om uw klant tot betaling te dwingen zijn het inroepen van een eigendomsvoorbehoud of het uitoefenen van een pand- en retentierecht waarmee u ‘op de goederen of eigendommen’ van uw klant gaat zitten. Met een pandrecht heeft u de mogelijkheid om uw vordering te verhalen op de goederen. Pand- en retentierechten moeten wel rechtsgeldig zijn overeengekomen. Veel algemene voorwaarden kennen een regeling voor het pand-of retentierecht. Pand en retentierechten zijn ook uit te oefenen in geval van een faillissement.

Vorderingen in het buitenland

Hoe zit het met het incasseren van vorderingen op een buitenlandse debiteur? Dit is uiteraard vaak een stuk lastiger omdat dan de mogelijkheden om een procedure te voeren en of bijvoorbeeld beslag te leggen niet altijd eenvoudig zijn te bepalen. Beschikt de buitenlandse debiteur over goederen of tegoeden in Nederland dan kan hier ook beslag op worden gelegd.

Indien de debiteur geen tegoeden of goederen in Nederland heeft dan biedt het Europees bankbeslag nog een mogelijkheid. Door deze verordening is het mogelijk om door middel van een standaardformulier de Nederlandse rechter een verzoek te doen tot het mogen leggen van beslag op bankrekeningen in een Europese lidstaat; met uitzondering van Denemarken en het Verenigd Koninkrijk. De verordening is uitsluitend van toepassing op geldvorderingen in burgerlijke en handelszaken in grensoverschrijdend verband.

Nadat het bevel is uitgevaardigd dient binnen 14 dagen een bodemprocedure ingesteld te worden, dan wel binnen 30 dagen na de datum van indiening van het verzoek. Deze procedure dient aanhangig te worden gemaakt bij de bevoegde rechter volgens een andere Europese Verordening; in de regel kan dit bij de rechter van de verkoper of dienstverlener, waardoor de Nederlandse rechter de zaak kan behandelen.