Van Gansewinkel zet slimme software in voor kostenbesparingen en efficiëntere vervoersbewegingen

EINDHOVEN - Afvalverwerker Van Gansewinkel zet de web-based Transporeon-software in om alle vervoersbewegingen zo goed mogelijk te managen.

De focus ligt daarbij op het behalen van besparingen, maar dat is volgens Han Hoogers en Mark Meeuwissen niet het belangrijkste: “We willen vooral optimaal werken door zowel ons aanbod van transport als het netwerk van onze partners zo goed mogelijk te benutten.”

Line Haul Manager Hoogers en 4PL Coördinator Meeuwissen zijn verantwoordelijk voor het aansturen van de transportgerelateerde activiteiten van Van Gansewinkel. Hierbij laat de afvalverwerker losgestorte vracht door container combi’s en walking floors vervoeren naar verwerkingslocaties.

De behoefte om ook de expeditiewerkzaamheden te stroomlijnen nam in 2012 toe. “We misten daar een stuk transparantie, werkten vooral op basis van routine en met name dat laatste leidde tot vrij veel telefoongesprekken met onze vervoerders”, vertelt Hoogers.

“Daarbij betaalden we de ingehuurde charters per uur, wat soms leidde tot onwenselijke situaties en een gebrek aan inzicht in de werkelijk gemaakte uren. Het was tijd om iets te veranderen.”

Na een blik op de in de markt beschikbare tools selecteerde Van Gansewinkel Transporeon. Het bleek de tool die perfect paste en nog steeds past bij de behoeften van de afvalverwerker.

“We hebben transport nodig, maar willen niet zozeer de middelen bezitten. Een marktplaatsgerichte oplossing leek ons ideaal en die hebben we dus gevonden”, aldus Hoogers.

‘Meer inzicht in markt, transportstromen en beschikbare vervoersnetwerken’
De verandering leidde niet alleen tot een andere manier van denken, maar ook tot een aangepaste werkwijze, stelt Meeuwissen.

“We transformeerden van vervoerder tot opdrachtgever, met als positieve bijkomstigheid dat we op dit moment besparingen realiseren voor het hele bedrijf.”

Het is Transporeon wat daarbij voor een duidelijker inzicht heeft gezorgd in de markt, de transportstromen en de beschikbare vervoersnetwerken. De eerste activiteiten binnen het platform waren gering, maar inmiddels zijn de transportorders die Van Gansewinkel beheert met behulp van Transporeon gegroeid van twintig naar gemiddeld vierhonderdvijftig orders per dag.

Drie personen zetten de ritten weg. Dat doen ze op basis van de door de overslagstations aangegeven behoefte. Deze komen ’s ochtends vroeg binnen, vervolgens plaatsen de planners de behoeften voor 10.30 uur op de vrachtbeurs en snel daarna komen de biedingen binnen. Veel van de transporten die via de beurs verlopen vinden een dag later plaats. Maandelijks volgen er ongeveer 8.000 transporttoewijzingen.

Snel capaciteit aanvragen én daarvoor een prijs ontvangen
Niet alleen de planners maar ook de vervoerders waar het bedrijf gebruik van maakt moesten even wennen aan de nieuwe werkwijze. Hoogers: “Deze waren wat verwend doordat we ze alles op een presenteerblaadje aanreikten. Nu doen we dat in feite nog, met het verschil dat ze zelf iets meer moeten nadenken en dienen te zorgen voor aansluitende ritten. We bieden hen immers losse ritten aan en een vervoerder zal moeten kijken of deze in zijn netwerk passen.”

Positief is dat Van Gansewinkel dankzij Transporeon nu niet alleen snel capaciteit kan aanvragen, maar hiervoor ook direct een prijs ontvangt. Dat kostte voor de implementatie meer werk.

De voordelen van minder lege kilometers
Transporeon helpt Van Gansewinkel eveneens bij het verdichten van het netwerk. De planners zetten veertig procent van de ritten weg via No Touch Order en nog eens veertig procent gaat naar de spotmarkt via de module Best Carrier. De overige twintig procent gebeurt met eigen voertuigen.

Het bedrijf beschikt al over een aanzienlijke lijst met vervoerders die het vracht kan toeschuiven, maar er is volgens Hoogers zeker ruimte voor extra transporteurs. “Dat zou ons ondersteunen bij het efficiënter werken en als vanzelfsprekend is er een stuk duurzaamheid mee gemoeid. Als wij in staat zijn om het aantal lege kilometers van de vervoerders te laten dalen, winnen wij en onze vervoerders daar allebei mee.”

Logistiek van ketenpartners op elkaar afstemmen
Hoogers en Meeuwissen merken wel dat nog niet alle vervoerders van het bedrijf direct openstaan voor een nauwere samenwerking. “Hoe beter we inzicht hebben in elkaars werkzaamheden en stromen, des te beter kunnen we de logistiek op elkaar afstemmen. Enkele collega’s staan hiervoor al open.”

Waarom beiden zo de nadruk leggen op een nauw en effectief netwerk wordt snel duidelijk: "Een overslagstation moet elke dag leeg zijn. Door middel van een uniek Transporeon-nummer zijn alle transportopdrachten eenvoudig te traceren. Hierdoor weten we snel te schakelen tussen de overslagen en de betreffende vervoerder ”, meent Meeuwissen.

Hoogers ziet bovendien voor de nabije toekomst nog een voordeel van het platform met de Duitse wortels. “De grote groep gebruikers van Transporeon in Duitsland kan ons misschien wel helpen aan partners over de grens, waarmee we onze vervoerders meer kans bieden om vol of in elk geval minder leeg terug te rijden na het oppikken van een van onze ladingen.”

Meer zicht op de transportkosten
Het platform zorgt voor een grote hoeveelheid aan data over alle vervoersbewegingen van Van Gansewinkel. Dit heeft er ook al toe geleid dat er binnen de afdeling ‘Control Tower’ meer zicht is gekomen op de transportkosten. Meeuwissen: “Die zijn absoluut beter onder controle en we hebben een groter bereik onder vervoerders. Dat is goed, want het is niet ons streven om meer in transport te investeren, terwijl we wel een groeiende behoefte hebben aan transporteurs die ons helpen bij de transportactiviteiten.”

Transporeon is stap voor stap bij elke vestiging van Van Gansewinkel geïmplementeerd. De afgenomen belmomenten, de grotere transparantie en de besparingen zijn daarvoor voldoende aanleiding. Vervoerders geven aan dat lege kilometers teruglopen. De reductie van de transportkosten, van Van Gansewinkel, bedroeg in 2013, het eerste volle jaar waarin het platform actief was acht procent, in 2014 drie procent. In beide gevallen is de besparing behaald ten opzichte van het jaar ervoor.

Potentiële vervolgstappen
Er zijn in het streven naar efficiënter werken nog enkele stappen te zetten. Zo kan het implementeren van real-time vervoersdata de planners van Van Gansewinkel voorzien van informatie over de voortgang van een transport.

Meeuwissen: “Nu zijn we nog afhankelijk van wat onze afnemers aan ons doorgeven. Een mobiele applicatie zou hierbij van toegevoegde waarde kunnen zijn.”

Hoogers vult aan: ,,We weten dat Transporeon hier met de Mobile Order Management applicatie over beschikt, dus ik kan me voorstellen dat we hierover op termijn met elkaar in gesprek gaan. De inzet van meer technische hulpmiddelen is iets waar we absoluut naar kijken.”