Bouwleverancier Etex vergroot overzicht en efficiëntie met implementatie Transporeon platform
BREDA - De behoefte aan een op maat gesneden transportplanning en -management systeem voor de hele Etex-organisatie stond voor Ian Mears als een paal boven water nadat hij de mogelijkheden van het Transporeon-platform zag.
“Aanvullend aan het SAP ERP als backofficeomgeving hadden we hier behoefte aan een best-of-breed systeem voor het managen van de transporten, onder andere door vervoerders time-slots te laten boeken. Transporeon heeft hierbij echt voor een grote positieve verandering gezorgd.”
Producent en leverancier van bouwmaterialen en -producten Etex is volop bezig om Transporeon verder binnen de eigen organisatie uit te rollen. Het neemt daarvoor de tijd, want het was de eerste officiële gebruiker van de Transporeon-software. Maar voor de implementatie binnen dit uitgestrekte tijdsbestek zijn meerdere goede argumenten te geven, meent Transport & Distribution manager voor de European Building Materials divisie.
Mears: “Je moet als bedrijf klaar zijn voor een uitrol. We denken meer succes te kunnen boeken door dit stap voor stap te doen. Ondanks deze stapsgewijze uitrol, zijn we nu op veertien locaties live met Transporeon, om precies te zijn met de on demand versie.”
Duurzaamheid en beperken lege kilometers
De Transport & Distribution manager vertelt zijn verhaal op de Etex-locatie in het Vlaamse Kapelle-op-den-Bos, de vestiging waar het voor Etex begon. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een muiltinational met ruim drie miljard euro omzet, meerdere productiesites en een cross-company planning voor productie en transport.
In Kapelle-op-den-Bos bevinden zich op één terrein in de nabijheid van kanaal Brussel-Rupel en tussen Antwerpen-Boom-Brussel zowel een fabriek als een productiecentrum en afdeling voor de logistieke afhandeling van inbound- en outboundgoederen. De Brit Mears omschrijft de vestiging als strategisch gelegen en gevoelsmatig liggen de andere Europese vestigingen van de producent niet al te ver weg. Dat laatste speelt overigens een belangrijke rol, omdat het aspect duurzaamheid ook bij Etex een steeds belangrijker plek in de organisatie inneemt. Het beperken van het aantal lege kilometers kan daaraan bijdragen.
“Het maakt daarbij niet uit dat we niet over eigen vervoer beschikken, we willen hiervoor alsnog onze verantwoordelijkheid nemen. En daarbij streven er ook zeker naar om onze ‘carriers’ te vriend te houden.”
Die carriers, verdeeld tussen 4PL’s en de spotmarkt, zorgen voor 18.000 maandelijkse boekingen.
Transporten isoleren en uitsluiten
De groeiende werkzaamheden, de veranderingen die er in het laatste decennium bij Etex hebben plaatsgevonden, het leidde allemaal slechts tot een grotere behoefte om de transporten en de contacten met de transporteurs te stroomlijnen. Bij de vestiging in Kapelle-op-den-Bos arriveren vervoerders zowel om goederen op te halen als om deze te lossen. Vaak zijn dit handelingen die door verschillende chauffeur-truck-combinaties worden uitgevoerd. Ook is er een wisselend patroon te herkennen tussen beide vervoersstromen.
“Vooral de vervoersbewegingen die ontstaan doordat veelal kleinere afnemers hun goederen hier laten afhalen werken verstorend. We zijn tot de conclusie gekomen dat we hier paal en perk aan willen stellen. We wilden deze transporten kunnen isoleren en uitsluiten. Waarom? Omdat ze veelal geen slots wilden boeken. Kunnen ze dit wel, dan zijn ze van harte welkom. Door vervoerders te verplichten een tijdslot te boeken voor hun transporten, kunnen we hier niet alleen de werkzaamheden beter spreiden, maar we zien nu ook kansen om te werken aan de efficiency tussen deze site hier en de vestiging iets verderop in Tisselt.”
Met de implementatie van het SAP ERP was er Mears nóg meer aan gelegen om een goede integratie tussen de transportactiviteiten en de transactionele backoffice te realiseren.
“Als wij of een vervoerder een slot boeken, dan staan alle parameters in zowel SAP als Transporeon gelijk. Dat helpt absoluut bij het verkrijgen van een wereldwijde blik op de timing van transporten. We hebben hier KPI’s van gemaakt en kunnen de business van diverse sites vergelijken”, aldus Mears.
Transporeon on demand
Een blik op de transportafdeling laat bovendien zien dat deze integratie er na de uitrol van Transporeon on demand er nog fraaier en overzichtelijker op is geworden. De volledige lijst met vervoerders is in één Etex-group geplaatst.
“We gebruiken Transporeon vooral voor het efficiënt organiseren en afhandelen van de groepage-activiteiten”, vertelt planner Hilde De Maeyer. Ze vervolgt: “Het aantal mailtjes is flink gedaald. Waar we eerder vragen kregen over het aantal laadmeters naar een bepaalde bestemming, behoort dit nu vrijwel tot de verleden tijd.”
De planners letten streng op het wel of niet boeken van een tijdslot door de vervoerders omdat het niet volgen van deze strategie zeker in drukke perioden voor onrust kan zorgen. “En wanneer we bij een zending veel pre-picking werkzaamheden moeten verrichten willen we precies weten wie er op welk tijdstip komt. We sturen soms vervoerders weg die niets hebben geboekt op zo’n moment.”
‘Frisse look & feel geeft meer en beter overzicht’
De meest voorkomende handelingen binnen Transporeon vallen in de No Touch Order-categorie, gevolgd door die van Best Carrier. Bij No Touch Order stuurt Etex de opdracht direct naar een vervoerder, die accepteert deze en het verloop van deze werkwijze is vervolgens ook in het SAP ERP te zien. Bij de Best Carrier variant plaatst Etex de order duidelijk met als doel dat meerdere vervoerders hierop kunnen inhaken en het is aan Etex om de gewenste vervoerder te selecteren.
“In beide gevallen zetten we overigens zoveel mogelijk gegevens in de laadopdracht, daarmee voorkomen we ongewenste telefoontjes”, vertelt Hilde De Maeyer. Ze is ook erg te spreken over de vernieuwde ‘look & feel’ van Transporeon. “Het is frisser, geeft een beter overzicht dankzij de duidelijke tabs en het past helemaal bij wat je nu van bedrijfssoftware verwacht.”
Managen intra- en intercompanybewegingen
De keuze voor best-of-breed was voor Transport & Distribution Manager Mears een eenvoudige. “Het SAP ERP werkt prima, maar voor het managen van onze transportactiviteiten was het ontoereikend. Transporeon is hiervoor veel geschikter en helemaal waar het aankomt op het plannen van vervoersbewegingen. We hebben inmiddels de beschikking over laad- en losslots in Duitsland, in Frankrijk is dit deels geïntegreerd en alle andere landen zullen volgen. Een volgende stap is om zowel intra- en intercompanybewegingen te gaan managen.
Maar we denken zelfs verder dan dat, we denken na over het vergaand verwerken van statusmeldingen in het systeem, waarbij we eventueel van gegevens van mobiele apparatuur gebruik kunnen maken. In welke vorm we dat gaan doen moeten we nog bepalen. Vervoerders die te laat zijn, of het nu is om hier goederen op te halen of af te leveren dan wel bij de klant, willen we natuurlijk graag voorkomen. En als we het niet kunnen voorkomen, is het nog altijd beter om dit vooraf te melden bij de klant dan de ontvanger een nare ervaring te bezorgen.”
Webhosting variant past bij tijdgeest en bedrijfsbehoeften
Mears bestempelt niet alleen de initiële on-premise implementatie van Transporeon, maar ook de huidige uitrol van de webhosting variant als de initiator van allerlei verbeteringen op transportgebied binnen zijn bedrijf. De belangrijkste reden om ook de nieuwste versie van Transporeon te gaan gebruiken is er een goed voorbeeld van: “We willen flexibeler zijn en dat zijn we nu, mede dankzij de time-slots. Maar ook hebben we de laadcapaciteit verhoogd zodat we meer rust en overzicht kregen in wat we op welk moment laten vervoeren.”
Een toekomst zonder het uitwisselingsplatform ziet Mears dan ook niet zitten. “In een tijdperk waarin ordergroottes afnemen, maar de aantallen orders gelijk blijven of stijgen ben je gedwongen om efficiënt te werken. Die slag hebben we gemaakt, zeker tussen onze transport- en distributieafdeling en de pre-picking omgeving, maar ook tussen ons en onze vervoerders”, aldus Ian Mears.